Wat is een EAN code en waarom heb je er een nodig?
Een EAN code is een uniek nummer dat een product wereldwijd identificeert. EAN staat voor European Article Number en bestaat meestal uit dertien cijfers met een bijbehorende streepjescode. Je hebt er een nodig omdat marktplaatsen zoals Amazon en bol een EAN vereisen, en omdat het nummer je voorraadbeheer, productherkenning en het matchen van listings veel betrouwbaarder maakt.
Wat is een EAN code?
Een EAN code is een gestandaardiseerd nummer dat een product uniek identificeert, weergegeven als een combinatie van een streepjescode en cijfers. Het systeem is in Europa ontstaan, maar wordt inmiddels over bijna de hele wereld gebruikt. Alleen in de Verenigde Staten en Canada is een ander formaat gangbaar.
EAN wordt gebruikt om producten te herkennen in voorraadbeheer voor ecommerce, maar ook bij een kassasysteem of als kenmerk in een listing. De combinatie van streepjes en cijfers geeft elk product een eigen identificatienummer. Je leest die informatie uit door de streepjescode te scannen of het nummer handmatig in te voeren.
Voor verkoop en magazijnbeheer scheelt dat veel tijd, omdat producten razendsnel te scannen en te identificeren zijn. Meestal leest een scanner of computer het nummer. Lukt scannen niet, dan kun je de cijfercode invoeren om de productinformatie alsnog op te halen.
Waarom heb je een EAN code nodig?
Je hebt een EAN code nodig omdat de meeste grote marktplaatsen producten zonder geldig identificatienummer simpelweg niet accepteren. Daarnaast maakt een EAN je hele verkoopproces efficienter en betrouwbaarder, van voorraad tot kassa.
De voordelen van een EAN code zijn onder meer:
- Je optimaliseert je voorraadbeheer.
- Het verhoogt de transparantie en betrouwbaarheid van ecommerce.
- Verkopers en handelaren kunnen wereldwijd eenvoudig naar producten zoeken.
- Omdat codes worden gescand, ontstaan er minder menselijke fouten bij het invoeren.
- Je bent minder afhankelijk van papierwerk, wat helpt bij digitalisering.
- De code bevat veel informatie in een kleine ruimte.
- De streepjescode blijft goed leesbaar, ook onder een scherpe hoek.
- Het formaat wordt breed gebruikt, dus geavanceerde scansystemen zijn niet nodig.
- Het werkt prima voor snelle, geautomatiseerde scanmachines.
- Fabrikanten kunnen er producten mee volgen en koopgedrag en trends mee herkennen.
Hoe is een EAN code opgebouwd?
Een EAN code bestaat doorgaans uit dertien cijfers. Kleine producten kunnen een achtcijferige variant krijgen wanneer de volledige code anders meer dan een kwart van de verpakking zou beslaan. Die korte versie zie je vaak op artikelen zoals tabak of snoep.
De dertien cijfers zijn opgebouwd uit vier blokken: een landcode, een fabrikantcode, een artikelnummer en een controlecijfer. Hieronder lees je wat elk blok betekent.
Welke informatie bevat een EAN code?
Elk blok cijfers staat voor een specifiek onderdeel van het product. Samen vormen ze een uniek nummer dat overal ter wereld op dezelfde manier te lezen is.
- Landcode: twee of drie cijfers die het land van herkomst van de verkoper aangeven.
- Fabrikantcode: vier of vijf cijfers die het merk of het bedrijf achter het product weergeven.
- Productcode: cijfers met de onderscheidende kenmerken van het product, zoals stijl, maat, kleur en model.
- Controlecijfer: een eenvoudige verificatiesleutel die bevestigt dat het nummer correct is.
Heeft elke productvariant een eigen EAN code nodig?
Ja. Elke variant van een product heeft een eigen, uniek EAN nummer nodig. Verkoop je bijvoorbeeld een bureaustoel in drie kleuren en in een uitvoering met en zonder armleuningen, dan heb je in totaal zes EAN codes nodig, want drie kleuren maal twee uitvoeringen.
Waar staat de EAN code op een product?
De streepjescode kan vrijwel overal op een product staan. De exacte plek hangt af van de vorm en het ontwerp van het artikel. Meestal vind je de code aan de boven of onderkant.
Waar worden EAN codes gebruikt?
EAN codes worden vooral gebruikt in de detailhandel en ecommerce, en dan wereldwijd. De naam verwijst naar Europa, maar het gebruik reikt veel verder. Alleen Noord Amerika gebruikt een ander formaat, de Universal Product Code, kortweg UPC.
In winkels worden EAN codes gebruikt om artikelen op te zoeken via een kassasysteem, voor boekhouding, groothandelsbestellingen en nauwkeurig voorraadbeheer. Omdat het systeem gestandaardiseerd is, kunnen fabrikanten, handelaren en kopers overal producten terugvinden en beheren. Standaard ecommercetaken zoals prijsmonitoring en productmatching zouden zonder EAN codes veel minder efficient verlopen.
Wie kent EAN nummers toe?
Je kunt niet zomaar zelf een EAN nummer verzinnen en hopen dat elk winkel of magazijnsysteem het herkent. EAN codes moeten worden toegekend door een centrale autoriteit, zodat ze overal uniek en compatibel blijven.
Een van de belangrijkste organisaties die EAN codes uitgeeft is GS1, een organisatie zonder winstoogmerk die standaarden voor bedrijfsprocessen ontwerpt en onderhoudt. Heb je als handelaar een EAN nummer nodig, dan koop je dat bij GS1, ook in bulk als je meerdere producten hebt. Er zijn ook externe leveranciers die EAN codes verkopen, vaak tegen een lagere prijs. Let er dan goed op dat zo'n leverancier voldoet aan de GS1 normen.
Hoe kom je aan een EAN code?
Verkoop je een product dat je niet zelf hebt gemaakt, dan heeft de fabrikant er meestal al een EAN code aan toegekend. Ben je zelf de fabrikant en werk je niet met een externe leverancier, dan vraag je de codes zelf aan. Dat is essentieel als je op Amazon of andere marktplaatsen verkoopt die een EAN vereisen.
Voor een GS1 code dien je een aanvraag in bij GS1 of bij een bedrijf dat aan de GS1 normen voldoet. Zodra je aanvraag is goedgekeurd en verwerkt, ontvang je de streepjescodes per mail, doorgaans in JPEG, TIFF of EPS formaat. Daarna pas je ze aan zodat ze op je productverpakking passen.
Heb je altijd een EAN code nodig?
Niet in elke situatie, maar bijna altijd wel. Verkoop je online of offline in Europa, dan vergroot een EAN nummer de waarde van je product, je marktpositie en de geloofwaardigheid van je bedrijf. Grote marktplaatsen zoals Amazon vereisen bovendien dat verkopers een EAN gebruiken, dus zonder code mis je verkoopkansen. Naast EAN codes hanteert Amazon ook eigen barcodes.
Situaties waarin je geen EAN code nodig hebt
Er zijn een paar gevallen waarin een EAN niet verplicht is. In die situaties gelden meestal wel andere regels en eisen.
- Verkoop buiten Europa: een EAN is niet altijd nodig als je niet binnen Europa verkoopt. Je moet je dan wel houden aan de regels en verwachtingen van de niet Europese markten waarin je actief bent.
- Kunst en ambachtsproducten: sommige producten in de categorie kunst hebben geen EAN nodig, omdat ze als uniek of eenmalig worden gezien. Wil je dergelijke artikelen op Amazon verkopen, dan vraag je in plaats daarvan een merkregistratie aan, waarbij je handelsmerkcertificeringen voor je product en bedrijf indient. Als alternatief kun je via Amazon een EAN ontheffing aanvragen. Dat proces duurt ongeveer een maand, maar de ontheffing geldt slechts kort en moet daarna opnieuw worden aangevraagd.
Tips voor een leesbare EAN code
Een goed leesbare streepjescode voorkomt scanfouten en vertraging bij de kassa of in het magazijn. Houd daarom rekening met contrast en afwerking.
- Een zwarte code op een witte ondergrond geeft het beste contrast en de beste zichtbaarheid.
- Zorg dat de code duidelijk leesbaar blijft, ongeacht het formaat van de barcode.
- Vermijd effectcoatings zoals metaal, want die kunnen de leesbaarheid verminderen.
Wat is het verschil tussen een EAN en een UPC code?
EAN en UPC zijn de twee populairste barcodeformaten in de moderne detailhandel. Het belangrijkste verschil zit in het aantal cijfers en de regio. Een UPC bestaat uit twaalf cijfers en wordt gebruikt in Noord Amerika, terwijl een EAN dertien cijfers heeft. Ook de manier waarop de cijfers onder de streepjescode zijn verdeeld, verschilt.
Conclusie
Een efficient, transparant en toegankelijk ecommercesysteem draait op standaardisatie. Zou elke verkoper zijn eigen nummers kiezen, dan ontstonden er verwarring en dubbele codes. EAN codes zorgen juist voor een soepel proces voor leveranciers, fabrikanten en kopers. Wil je verkopen op Amazon, bol of andere grote marktplaatsen, dan zijn EAN nummers voor je producten onmisbaar.
Veelgestelde vragen
- Waar staat EAN voor?
- EAN staat voor European Article Number. Door de brede wereldwijde acceptatie wordt het ook wel het internationale artikelnummer genoemd.
- Uit hoeveel cijfers bestaat een EAN code?
- Een EAN code bestaat doorgaans uit dertien cijfers: een landcode, een fabrikantcode, een artikelnummer en een controlecijfer. Voor kleine producten bestaat ook een achtcijferige variant.
- Waar koop ik een EAN code?
- Je koopt een EAN code bij GS1, de organisatie die het systeem beheert. Heb je meerdere producten, dan kun je in bulk bestellen. Er zijn ook externe leveranciers, maar die moeten aan de GS1 normen voldoen.
- Heeft elke productvariant een eigen EAN code nodig?
- Ja. Elke variant in kleur, maat of uitvoering heeft een eigen, uniek EAN nummer nodig. Drie kleuren in twee uitvoeringen betekent dus zes EAN codes.
- Wat is het verschil tussen een EAN en een UPC code?
- Een EAN heeft dertien cijfers en wordt vooral buiten Noord Amerika gebruikt. Een UPC heeft twaalf cijfers en is het gangbare formaat in de Verenigde Staten en Canada. Beide werken op een vergelijkbare manier.