Waarom je een PIM systeem nodig hebt voor je marktplaatswinkels

Een PIM systeem (Product Information Management) bewaart al je productinformatie in een centrale database en distribueert die op het juiste moment naar de juiste kanalen. Voor verkopers op marktplaatsen is dat onmisbaar, omdat elke marktplaats productgegevens in een eigen formaat verwacht. Met een PIM houd je je productinhoud consistent, actueel en correct over al je marktplaatsen en webshops tegelijk.

Producten spelen een centrale rol in het succes van je marktplaatswinkel. In de drukte om aan de vraag te voldoen, is het echter makkelijk om de productervaring over het hoofd te zien. Die productervaring draait om het consistent leveren van je productinformatie via al je kanalen, en daar helpt een PIM systeem je bij.

In dit artikel leggen we uit wat een Product Information Management systeem precies is, welke gegevens het opslaat, waar die gegevens vandaan komen en waarom je er een zou overwegen voor je marktplaatswinkel.

Wat is een Product Information Management systeem?

Een PIM systeem verwerkt en bewaart al je productinformatie op een centrale plek. Het is een gespecialiseerd platform voor het beheren van productgegevens, dat ervoor zorgt dat de juiste informatie in het juiste formaat bij de juiste kanalen terechtkomt.

Tot die informatie horen je productbeschrijvingen, prijzen, Stock Keeping Units (SKU's) en digitale bestanden zoals productafbeeldingen. Een PIM systeem is een onderdeel van een breder Master Data Management (MDM) systeem, dat uniforme gegevenssets opbouwt zodat verschillende bedrijfssystemen gegevens met elkaar kunnen delen.

Bedrijfssystemen zoals Enterprise Resource Planning (ERP) en Supply Chain Management (SCM) kunnen ook productinformatie opslaan, maar ze missen de schaalbaarheid en flexibiliteit van een PIM systeem om verrijkte productinformatie te leveren. Een PIM integreert via API's met je andere systemen en synchroniseert productinformatie binnen je ecommerce techstack, zoals je ERP, CMS en CRM.

In de praktijk kan je backofficeteam productinformatie tot in detail uploaden, bewerken en verspreiden, terwijl je marketingteam gerichte campagnes opzet op verschillende marktplaatsen, van eBay tot Amazon tot Google Shopping. Zo werkt iedereen vanuit één centrale opslagplaats die de datakwaliteit versterkt en een sterke productervaring mogelijk maakt.

Welke informatie slaat een PIM systeem op?

Een PIM systeem centraliseert al je productgegevens in één database, zodat je ze efficiënt kunt beheren en distribueren. Kortom, alle informatie die te maken heeft met het verwerken, distribueren en presenteren van producten hoort thuis in een PIM systeem.

Concreet bewaart een PIM systeem onder andere:

• Kernproductgegevens zoals productnaam, titel en beschrijving
• Productspecificaties zoals SKU's en prijzen
• Productkenmerken zoals gewicht, afmetingen en kleuren
• Media zoals afbeeldingen, video's en geluidsbestanden
• Kanaalinformatie voor marktplaatsen zoals eBay, Amazon en AliExpress
• Leveranciersinformatie
• Bedrijfsregels
• Winkelinformatie zoals kassasystemen en productcatalogi

Waar komen de gegevens vandaan?

Een PIM systeem wordt gevoed door verschillende gegevensbronnen. Hoe meer betrouwbare bronnen je koppelt, hoe rijker en completer je productinformatie wordt.

De belangrijkste bronnen zijn:

• Interne systemen: je eigen systemen zoals ERP en CRM zijn een rijke bron van gegevens. Gebruik je een apart inkoopsysteem, dan beschik je daarnaast over nuttige gegevens over leveranciers en inkoop.
• ERP: waarschijnlijk gebruik je een Enterprise Resource Planning platform voor je ecommerce activiteiten. Daarin staat informatie zoals product ID's en prijsgegevens.
• Warehouse Management System: dit systeem voert voorraadgegevens aan in je PIM, zodat je weloverwogen keuzes maakt rond het presenteren van je aanbod.
• Productleveranciers: fabrikanten zijn een voor de hand liggende bron van productgegevens. Dat kan zo eenvoudig zijn als het gewicht of de afmetingen van een product, maar ook uitgebreider, zoals productfoto's.
• Gegevensleveranciers: soms is het efficiënter voor productleveranciers om met externe dataleveranciers samen te werken om hun informatie te verspreiden. Die partijen verrijken de productdata en voegen zo waarde toe.
• Bureaus: agentschappen werken vaak samen met leveranciers om productbeschrijvingen te schrijven en foto's te maken. Die informatie leveren ze vervolgens aan, zodat jij ze in je PIM systeem kunt uploaden.

Doordat al deze bronnen samenkomen, vergroot een PIM systeem je omnichannel betrokkenheid. Klanten komen op verschillende contactpunten met je merk in aanraking, en een PIM zorgt ervoor dat nauwkeurige en actuele productinformatie overal in de waardeketen beschikbaar is.

Wat zijn de voordelen van een PIM systeem?

Een PIM systeem geeft je volledige controle over je ecommerce strategie en blinkt uit als multichannel marketingtool. Je volgt je catalogus en voorraad, en distribueert die informatie in realtime naar al je kanalen. Waar een ERP simpelweg niet wendbaar genoeg is voor de gepersonaliseerde content die consumenten op elk contactpunt verwachten, springt een PIM precies in dat gat.

Het systeem volgt en synchroniseert productinformatie door je hele klantwaardeketen heen. Elk team krijgt toegang tot dezelfde nauwkeurige en actuele productgegevens, dus je backoffice, verkoop en marketing werken allemaal met dezelfde bron. Een PIM systeem helpt je onder meer om:

• De onboarding van leveranciers en dataproviders te stroomlijnen
• Productgegevens te registreren en valideren
• Productgegevens uit meerdere bronnen te verrijken
• Eén weergave van je productgegevens te bieden
• Productgegevens af te stemmen op de behoeften van de klant
• Per kanaal een momentopname van je producten te tonen
• De consistentie van gegevens op al je kanalen te verbeteren
• Het aanmaken en bijwerken van productinformatie te automatiseren
• Boeiende productervaringen te stimuleren
• Je productflow te versterken

Productgegevens centraliseren

Met een PIM systeem maak je productcategorieën aan wanneer je ze nodig hebt, terwijl gegevensvelden automatisch worden gevuld met productgegevens uit de juiste kanalen. Een gecentraliseerde productdatabase maakt ook het produceren van catalogi eenvoudiger, omdat dezelfde productinformatie wordt gebruikt, ongeacht het formaat. Werk je met één gegevensoverzicht, dan is het bovendien makkelijker om je productinformatie te internationaliseren, en ziet elk teamlid en verkoopkanaal dezelfde informatie in realtime.

Catalogusstructuur beheren

Elke webshop en marktplaats heeft een eigen catalogusstructuur. Een PIM systeem presenteert dezelfde informatie in realtime in het gewenste formaat per kanaal. Handig is ook dat een PIM wijzigingen en updates van de catalogus bijhoudt.

Productinformatie standaardiseren

Elke marktplaats heeft productinformatie in een specifiek formaat nodig. Een PIM systeem stel je eenvoudig in volgens kanaalspecifieke bedrijfsregels, zodat je gegevens overal kloppen. Door je productgegevens te standaardiseren, krijg je bovendien één versie van de waarheid. Zo doorzoek je je gegevens makkelijker, werk je je catalogus sneller bij en valideer je je productcategorieën en kenmerken, wat dure verschillen in productinhoud voorkomt.

Snel producten lanceren

Een PIM systeem slaat niet alleen productgegevens op, maar verbetert ook je workflows. Via geautomatiseerde bedrijfsregels coördineert het een groot aantal productcombinaties en SKU's, en integreert het je productgegevens met je andere bedrijfssystemen. Daardoor maak je producten op grote schaal sneller aan, verkort je je doorlooptijd naar de markt aanzienlijk en krijg je sneller toegang tot nieuwe kanalen.

Efficiënt je aanbod presenteren

Je productinhoud maakt of breekt je marktplaatswinkel. Je PIM dashboard is je centrale plek voor productinzichten en helpt je een beeld op te bouwen van losse producten of categorieën. Het levert gegevens over klikken, weergaven en de winkelwagen, en verzamelt feedback van klanten. Met realtime productinformatie binnen handbereik rol je snel gepersonaliseerde aanbiedingen uit op het juiste moment.

Zorgen voor een naadloze winkelervaring

De winkelervaring van de moderne consument is omnichannel. Zelfs als je alleen via je eigen marktplaatswinkel verkoopt, heeft je klant je misschien gevonden via een advertentie, een aanbeveling, een nieuwsbrief of een app. Klanten verwachten ook een gepersonaliseerde ervaring waarin je hun winkelgewoonten en voorkeuren onthoudt. Een PIM systeem creëert een naadloze verbinding tussen je klant en je productgegevens.

Datakwaliteit en governance verbeteren

Klantgegevens en productgegevens werken samen om een sterke winkelervaring te creëren, en hoe beter de kwaliteit van die gegevens, hoe beter die ervaring. Een PIM systeem combineert gestandaardiseerde productinformatie met hoogwaardige bronnen om de resultaten voor je klant te verbeteren. Daarnaast bouwt het regels voor gegevensbeheer in je workflows die helpen voldoen aan eisen rond productcompliance.

Je rendement verhogen

Klanten reageren beter op duidelijke en nauwkeurige productinformatie. Een PIM systeem centraliseert je productgegevens en beperkt zo fouten en overbodige dubbelingen. Daardoor kun je:

• Productgegevens verrijken
• Productcategorieën aanmaken en publiceren
• Productrelaties beheren
• Aangepaste feeds maken
• Productgegevens naar al je kanalen syndiceren

Een PIM systeem legt zo de basis voor geautomatiseerde workflows, vermindert handmatig werk en verhoogt de productiviteit, terwijl het je productinhoud en winkelervaring verbetert. Dat leidt tot hogere conversie en minder retouren, en daarmee tot een beter rendement voor je marktplaatswinkel.

Conclusie

Naarmate de digitale transformatie sneller gaat, profiteren je online kanalen en je marktplaatswinkel van gesynchroniseerde productgegevens. Een PIM systeem centraliseert je productinformatie in één database, wat alleen al veel oplevert door die ene weergave van je productgegevens.

De echte kracht van een PIM zit echter in het coördineren en synchroniseren van je productinformatie. Die synchroniciteit in realtime verbetert je productinhoud, levert inzichten op en verhoogt je rendement, precies wat je nodig hebt om je op drukke marktplaatsen te onderscheiden.