Het Belang van Orderbeheer in E-commerce: Tips voor een Gestroomlijnd Proces

Zodra een klant een bestelling plaatst, start het proces van orderbeheer. Het proces van bestellen tot aan het moment van levering noemen we het orderbeheerproces. Wanneer de klant zijn bestelling ontvangt betekent dit voor hen dat de bestelling is afgerond en voor het bedrijf ‘winst’ en een ‘tevreden klant’.

Ondanks dat we er allemaal simpel over nadenken is orderbeheer een ingewikkeld proces. Vanaf het moment dat een klant een bestelling plaatst, zal er namelijk een aaneenschakeling van processen volgen om het pakketje bij de klant te krijgen.

Wat is orderbeheer?

Orderbeheer omvat het gehele proces vanaf een bestelling tot aan het bezorgen van een product bij de klant. Hierbij komen allerlei operationele processen, systemen, personen en samenwerkingen aan te pas.

Denk maar eens aan dat paar schoenen dat je hebt besteld. Zodra je de bestelling plaatst zal dit paar schoenen in een magazijn gepakt, vervolgens verpakt en verzonden moeten worden.

Er komt meer bij kijken dan je denkt en daarom is het essentieel voor bedrijven dat zij hun orderbeheersysteem in orde hebben. Is dit niet het geval, dan kan dit leiden tot ontevreden klanten die zich afvragen waar hun bestelling blijft.

Waarom is een orderbeheersysteem belangrijk binnen de e-commerce?

Een gestructureerd orderbeheersysteem is onmisbaar voor bedrijven binnen de e-commerce. Aangezien klanten online iets bestellen en je dit het liefst de volgende dag wilt laten bezorgen, zal het orderbeheerproces soepel moeten verlopen.

Wanneer het orderbeheersysteem niet in orde is, kan dit leiden tot onvrede bij klanten. Consumenten zitten er namelijk niet op te wachten om dagen op hun pakketje te wachten.

Een tevreden klant is immers iemand die naar alle waarschijnlijkheid terugkomt. Het doel is dan ook om altijd aan de leverbelofte te voldoen door een orderbeheersysteem op orde te hebben.

Hoe ziet het proces van orderbeheer eruit?

We hebben al een klein beetje uitgelegd hoe het orderbeheerproces eruit ziet, maar we willen er toch graag iets dieper op ingaan. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe dit proces in de praktijk verloopt:

Stap 1: Bestelling ontvangen

Vanaf het moment dat een klant een bestelling plaatst, gaat het balletje rollen. Je accepteert de bestelling zodra de betaling is afgerond en gaat als het ware een ‘commitment’ aan met de klant. Het is nu de taak aan het bedrijf om de bestelling op de afgesproken datum af te leveren.

Stap 2: Bestelling klaarmaken

De tweede fase van het orderbeheerproces heeft betrekking tot het gereedmaken van de bestelling. We kunnen dit onderdeel opsplitsen in 3 onderdelen:

Onderdeel 1: Orderpicken

De bestelling van de klant wordt doorgestuurd naar het magazijn, waar magazijnmedewerkers de goederen bij elkaar verzamelen. 

Dit is wellicht de belangrijkste stap van het klaarmaken van een bestelling, aangezien het essentieel is dat de juiste goederen worden gepickt.

Vervolgens zullen de orderpickers de artikelen naar de juiste afdeling verplaatsen waar de bestelling verder wordt afgehandeld.

Onderdeel 2: Verpakken

Nadat de juiste artikelen zijn verzameld, is het tijd dat de betreffende afdeling de bestelling op een zorgvuldige manier verpakt om het pakket gereed te maken voor verzending.

De werknemers van het pakstation zijn verantwoordelijk voor het gebruiken van juiste verpakkingsmaterialen om ervoor te zorgen dat de goederen in goede staat aankomen bij de klant.

Onderdeel 3: Verzenden

Nu de bestelling is gepickt en op de juiste manier is verpakt, is het de beurt aan de magazijnmedewerkers op het verzendpunt. Zij zijn verantwoordelijk voor het bijvoegen van de juiste verzendgegevens en formulieren voor de klant.

Daarnaast moeten zij in al hun systemen aangeven dat het pakket verzonden is naar de klant. Hierbij versturen zij direct een bevestigingsmail naar de klant met daarbij de trackinggegevens om hun bestelling te volgen.

Stap 3: Aftersale service

Zodra de bestelling bij de klant is bezorgd, zijn we nog niet helemaal klaar met het orderbeheerproces. Hierna volgt namelijk nog het aftersale proces.

Contact opnemen met de klant voor follow-up of feedback is essentieel om als verkoper te weten te komen of de klant tevreden is met zijn bestelling. Hiermee vergaar je inzicht in de tevredenheid van klanten.

Mocht de klant niet tevreden zijn, dan is het noodzaak om retouren en terugbetalingen te verwerken. Bij elke bestelling die wordt geplaatst zal dit gehele proces weer van voorafaan beginnen.

Hoe kan ik een gestructureerd orderbeheersysteem opzetten?

Een gestructureerd orderbeheersysteem zal het verschil maken tussen een tevreden klant die terugkomt en een klant die naar de concurrent gaat. Voor webwinkels van essentieel belang om het systeem daarom op orde te hebben. 

We geven graag enkele tips om je een voorsprong te geven bij het opzetten van een zorgvuldig orderbeheersysteem.

Stem alles op elkaar af

Aangezien je tijdens het proces van orderbeheer te maken hebt met verschillende processen, systemen, afdelingen en eventuele samenwerking, is het essentieel om al deze componenten op elkaar af te stemmen.

Zorg bijvoorbeeld voor geautomatiseerde systemen in het magazijn waardoor bestellingen direct bij de juiste personen terechtkomen om afgehandeld te worden. Stel daarvoor per afdeling verantwoordelijke personen aan, die toezicht houden op het proces.

Ook tussen de verschillende afdelingen zal goede communicatie moeten zijn om te voorkomen dat er verwarring ontstaat. Dit kan geautomatiseerd worden door middel van de juiste communicatiesystemen.

Duidelijke afspraken maken met externe partijen

Werk je samen met externe partijen, om bijvoorbeeld de bestelling te bezorgen? Dan is het belangrijk om hier duidelijke afspraken over te maken.

In geval van een koeriersdienst zijn er een aantal zaken belangrijk. Bijvoorbeeld het afspreken van vaste afhaalpunten van pakketten en het maken van een koppeling tussen de systemen van beide partijen.

Hierdoor hoef je niet over en weer te discussiëren over afhaaltijden en eventuele fouten met bestellingen. Jullie hebben beide namelijk inzicht in elkaars werkzaamheden en progressie.

Maak gebruik van orderbeheer systeemsoftware

Om het gehele proces van orderbeheer soepel te laten verlopen is het noodzakelijk om gebruik te maken van orderbeheer software. Dergelijke platforms maken het mogelijk om het gehele of delen van het proces te automatiseren.

Goede orderbeheersystemen maken het mogelijk dat alle betrokkenen te allen tijde toegang hebben tot de benodigde informatie omtrent een bestelling. Orderbeheer software kan tegenwoordig namelijk veel meer dan alleen een bestelling verwerken.

Orderbeheersysteem software van e-tailize

Wil je naast het orderbeheerproces, ook product- en voorraadbeheer volledig automatiseren? Dan is e-tailize het platform waar je naar op zoek bent.

Naast het automatiseren van diverse processen is het zelfs mogelijk om al jouw verkoopkanalen te beheren vanuit één dashboard.

Met meer dan 100 integraties voor marketplaces, e-fulfillment diensten en meer, centraliseer en automatiseer je al jouw kanalen vanaf één plek.

Daarnaast bieden onze advertize- en analyze modules je de mogelijkheid om vanuit het platform advertenties te maken en beheren voor alle kanalen. Vervolgens ontvang je handige data waarna je advertenties kunt aanpassen indien nodig.

Benieuwd naar alle mogelijkheden van het platform van e-tailize. Plan dan direct een demo in met één van onze werknemers. Samen kijken we naar hoe e-tailize jouw onderneming een boost kan geven!