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Die Bedeutung der Auftragsverwaltung im E-Commerce: Tipps für einen schlanken Prozess

Sobald ein Kunde eine Bestellung aufgibt, beginnt der Prozess der Auftragsverwaltung. Der Prozess von der Bestellung bis zur Lieferung wird als Auftragsmanagementprozess bezeichnet. Wenn der Kunde seine Bestellung erhält, bedeutet dies für ihn, dass der Auftrag abgeschlossen ist, für das Unternehmen „Gewinn“ und einen „zufriedenen Kunden“.

Trotz der einfachen Art, wie wir alle darüber denken, ist die Auftragsverwaltung ein komplizierter Prozess. Von dem Moment an, in dem ein Kunde eine Bestellung aufgibt, gibt es eine Reihe von Prozessen, um das Paket zum Kunden zu bringen.

Was ist Auftragsverwaltung?

Die Auftragsverwaltung umfasst den gesamten Prozess von der Bestellung bis zur Auslieferung eines Produkts an den Kunden. Dies betrifft alle Arten von Betriebsabläufen, Systemen, Menschen und Kooperationen.

Denken Sie nur an das Paar Schuhe, das Sie bestellt haben. Sobald Sie die Bestellung aufgegeben haben, muss dieses Paar Schuhe in einem Lager verpackt und dann versandt werden.

Es steckt mehr dahinter, als man auf den ersten Blick sieht. Deshalb ist es für Unternehmen unerlässlich, über ein Auftragsverwaltungssystem zu verfügen. Wenn dies nicht der Fall ist, kann dies zu unzufriedenen Kunden führen, die sich fragen, wo ihre Bestellung bleibt.

Warum ist ein Auftragsverwaltungssystem im elektronischen Handel wichtig?

Ein strukturiertes Auftragsverwaltungssystem ist für Unternehmen im E-Commerce unverzichtbar. Da die Kunden etwas online bestellen und Sie es am liebsten am nächsten Tag geliefert haben möchten, muss die Auftragsverwaltung reibungslos ablaufen.

Wenn das Auftragsverwaltungssystem fehlerhaft ist, kann dies zu Unzufriedenheit bei den Kunden führen. Schließlich wollen die Verbraucher nicht tagelang auf ihre Pakete warten.

Schließlich ist ein zufriedener Kunde jemand, der gerne wiederkommt. Ziel ist es daher, durch ein Auftragsmanagementsystem das Lieferversprechen stets zu erfüllen.

Wie sieht der Prozess der Auftragsverwaltung aus?

Wir haben bereits ein wenig erklärt, wie der Prozess der Auftragsverwaltung aussieht, aber wir möchten ihn noch ein wenig genauer betrachten. Im Folgenden erläutern wir Schritt für Schritt, wie dieser Prozess in der Praxis funktioniert:

Schritt 1: Erhalt Ihrer Bestellung

Ab dem Moment, in dem ein Kunde eine Bestellung aufgibt, kommt der Ball ins Rollen. Sie nehmen den Auftrag an, sobald die Zahlung abgeschlossen ist, und gehen sozusagen eine „Verpflichtung“ mit dem Kunden ein. Es ist nun Aufgabe des Unternehmens, den Auftrag zum vereinbarten Termin zu liefern.

Schritt 2: Vorbereitung der Bestellung

Die zweite Phase des Auftragsverwaltungsprozesses betrifft die Auftragsvorbereitung. Wir können diesen Abschnitt in 3 Teile aufteilen:

Komponente 1: Kommissionierung

Die Bestellung des Kunden wird an das Lager weitergeleitet, wo die Lagerarbeiter die Waren zusammenstellen.

Dies ist vielleicht der wichtigste Schritt bei der Vorbereitung einer Bestellung, denn es kommt darauf an, die richtigen Waren auszuwählen.

Die Kommissionierer bringen die Artikel dann in die entsprechende Abteilung, wo die Bestellung weiter bearbeitet wird.

Komponente 2: Verpackung

Nach der Zusammenstellung der richtigen Artikel ist es an der Zeit, dass die zuständige Abteilung die Bestellung sorgfältig verpackt, um das Paket für den Versand vorzubereiten.

Die Mitarbeiter der Packstation sind für die Verwendung von geeignetem Verpackungsmaterial verantwortlich, um sicherzustellen, dass die Waren in gutem Zustand beim Kunden ankommen.

Komponente 3: Versand

Nachdem der Auftrag kommissioniert und ordnungsgemäß verpackt wurde, sind nun die Lagerarbeiter an der Versandstelle an der Reihe. Sie sind dafür verantwortlich, die richtigen Versanddaten und Formulare für den Kunden beizufügen.

Außerdem müssen sie in allen ihren Systemen angeben, dass das Paket an den Kunden versandt wurde. Dabei senden sie dem Kunden sofort eine Bestätigungs-E-Mail mit den Angaben zur Sendungsverfolgung, um seine Bestellung zu verfolgen.

Schritt 3: Nachverkaufsservice

Sobald die Bestellung an den Kunden ausgeliefert wurde, ist der Prozess der Auftragsverwaltung noch nicht ganz abgeschlossen. Denn danach kommt der After-Sale-Prozess.

Die Kontaktaufnahme mit dem Kunden zwecks Nachverfolgung oder Rückmeldung ist für den Verkäufer unerlässlich, um zu wissen, ob der Kunde mit seiner Bestellung zufrieden ist. Auf diese Weise erhalten Sie Einblick in die Kundenzufriedenheit.

Sollte der Kunde nicht zufrieden sein, müssen Rücksendungen und Erstattungen bearbeitet werden. Bei jeder Bestellung beginnt der gesamte Prozess von vorne.

Wie kann ich ein strukturiertes Auftragsverwaltungssystem einrichten?

Ein strukturiertes Auftragsverwaltungssystem macht den Unterschied zwischen einem zufriedenen Kunden, der wiederkommt, und einem Kunden, der zu einem Wettbewerber geht. Für Online-Shops ist es aus diesem Grund unerlässlich, ein funktionierendes System zu haben.

Wir möchten Ihnen einige Tipps geben, die Ihnen einen Vorsprung beim Aufbau eines sorgfältigen Auftragsmanagements verschaffen.

Alles ausrichten

Da Sie es bei der Auftragsverwaltung mit unterschiedlichen Prozessen, Systemen, Abteilungen und einer möglichen Zusammenarbeit zu tun haben, ist es unerlässlich, alle diese Komponenten aufeinander abzustimmen.

Stellen Sie beispielsweise automatisierte Systeme im Lager zur Verfügung, die es ermöglichen, dass die Aufträge direkt an die richtigen Personen weitergeleitet und bearbeitet werden. Benennen Sie zu diesem Zweck für jede Abteilung verantwortliche Personen, die den Prozess überwachen.

Außerdem ist eine gute Kommunikation zwischen den Abteilungen erforderlich, um Verwirrung zu vermeiden. Dies kann durch geeignete Kommunikationssysteme automatisiert werden.

Klare Vereinbarungen mit externen Parteien treffen

Arbeiten Sie mit Externen zusammen, z. B. bei der Auslieferung des Auftrags? Dann ist es wichtig, darüber klare Vereinbarungen zu treffen.

Im Falle eines Kurierdienstes sind mehrere Dinge wichtig. Zum Beispiel die Vereinbarung fester Abholstellen für Pakete und die Herstellung einer Verbindung zwischen den Systemen beider Parteien.

Damit entfällt die Notwendigkeit, sich über Abholzeiten und mögliche Fehler bei Bestellungen zu streiten. Schließlich haben Sie beide Einblick in die Arbeit und den Werdegang des jeweils anderen.

Einsatz von Auftragsverwaltungssoftware

Damit der gesamte Prozess der Auftragsverwaltung reibungslos abläuft, ist der Einsatz einer Auftragsverwaltungssoftware erforderlich. Solche Plattformen ermöglichen es, den gesamten Prozess oder Teile davon zu automatisieren.

Gute Auftragsverwaltungssysteme ermöglichen es allen Beteiligten, jederzeit auf die erforderlichen Informationen zu einem Auftrag zuzugreifen. Eine Auftragsverwaltungssoftware kann heute viel mehr als nur eine Bestellung bearbeiten.

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