Privacyverklaring e-tailize

e-tailize, gevestigd aan Vanadiumweg 25, 3812PX Amersfoort, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

1. Contactgegevens

Website: https://e-tailize.com/ Adres: Vanadiumweg 25, 3812PX Amersfoort Telefoon: 085 40000 56

Privacy contactpersoon: Leon Bosman E-mail: [email protected]

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt voor:

• bezoekers van onze website,
• prospects en leads (bijv. demo-aanvragen),
• klanten en gebruikers van de e-tailize applicatie,
• en (indien van toepassing) gegevens die via gekoppelde platformen/marktplaatsen binnenkomen in de e-tailize applicatie.

Rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

e-tailize kan zowel verwerkingsverantwoordelijke als verwerker zijn:

• Website, marketing, sales, facturatie en support: e-tailize is doorgaans verwerkingsverantwoordelijke.
• Gegevens in de e-tailize app die een klant namens zichzelf of eindklanten verwerkt (bijv. orders, klantgegevens van kopers): e-tailize treedt vaak op als verwerker namens die klant. In dat geval gelden naast deze verklaring ook de afspraken uit de verwerkersovereenkomst / DPA.

3. Persoonsgegevens die wij (kunnen) verwerken

Afhankelijk van hoe je onze website en diensten gebruikt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

A. Website en contact

• Naam, bedrijfsnaam, functie
• E-mailadres, telefoonnummer
• Inhoud van berichten (contactformulier, e-mail, chat)
• Marketingvoorkeuren (opt-in/opt-out)
• Technische gegevens: IP-adres, browser, apparaat, cookie-ID’s, sessiegegevens
• Websitegebruik: pagina’s, clicks, referrer/UTM, interacties (indien tracking/analytics is ingeschakeld)

B. Klanten en gebruikers van de e-tailize app

• Account- en logingegevens (naam, e-mail, rol, rechten)
• Klantadministratie (contactpersonen, instellingen, contractgegevens)
• Facturatie- en betaalgegevens (bijv. factuuradres, BTW-gegevens, betaalstatus; betalingen lopen via Chargebee)
• Supportgegevens (tickets, chatgeschiedenis via Intercom, eventuele bijlagen/logs)

C. Marktplaats-, order- en integratiegegevens (indien van toepassing)

Als je koppelingen gebruikt (bijv. marktplaatsen, fulfilment, ERP/PIM), kunnen er in e-tailize gegevens worden verwerkt zoals:

• Order- en verzendgegevens
• Product- en assortimentdata
• Voorraad- en prijsdata
• Retouren en servicecases
• (Afhankelijk van de koppeling) eindklantgegevens zoals naam, afleveradres, e-mail en/of telefoonnummer

4. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Wij hebben niet de intentie om bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Mocht dit toch gebeuren (bijv. doordat een gebruiker dit zelf in vrije velden invult of via een koppeling aanlevert), dan verwerken wij dit alleen voor zover noodzakelijk en passend bij het doel.

Onze website en dienst zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Als je vermoedt dat wij toch gegevens van een minderjarige hebben verzameld zonder toestemming, mail dan naar [email protected]. Wij verwijderen deze gegevens dan.

5. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen, op basis van één of meer wettelijke grondslagen (AVG):

Dienstverlening en uitvoering overeenkomst

• Accountbeheer, onboarding, gebruik van de applicatie
• Koppelingen met externe systemen/marktplaatsen Grondslag: uitvoering overeenkomst

Facturatie en betalingen

• Abonnementen, facturen, betalingen via Chargebee Grondslag: uitvoering overeenkomst + wettelijke verplichting (administratie)

Support en communicatie

• Beantwoorden van vragen, incidenten, klantcontact via onder meer Intercom en e-mail Grondslag: uitvoering overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang

Sales, marketing en groei (breed)

• Demo’s, opvolgen van aanvragen
• Nieuwsbrieven (via HubSpot)
• Campagnes, retargeting, advertentiemetingen (indien ingeschakeld) Grondslag: toestemming (bijv. nieuwsbrief, marketing cookies) en/of gerechtvaardigd belang (bijv. B2B contact, basis sales-opvolging)

Verbetering en beveiliging

• Analyse van gebruik, performance, logging, fraudepreventie, security Grondslag: gerechtvaardigd belang en/of uitvoering overeenkomst

Wettelijke verplichtingen

• Belasting-, administratie- of andere wettelijke verplichtingen Grondslag: wettelijke verplichting

6. Geautomatiseerde besluitvorming / profiling

Wij kunnen geautomatiseerde verwerking inzetten om onze diensten te verbeteren (bijv. analyses, aanbevelingen, AI-gedreven optimalisaties). Wij nemen in beginsel geen besluiten met significante gevolgen voor personen uitsluitend op basis van volledig geautomatiseerde verwerking, tenzij dit expliciet is afgesproken of wettelijk is toegestaan.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Richtlijnen (breed maar realistisch):

• Leads / marketingcontacten: tot 24 maanden na laatste contact, of eerder bij bezwaar/uitschrijving
• Supporttickets: tot 24 maanden na afhandeling (tenzij langer nodig voor bewijs/claims)
• Klantaccounts en applicatiegegevens: gedurende de looptijd van het contract + tot 24 maanden daarna (tenzij anders afgesproken)
• Facturen/financiële administratie: conform wettelijke bewaarplicht (doorgaans 7 jaar)
• Technische logs/security logs: doorgaans 30 dagen tot 12 maanden (afhankelijk van doel/noodzaak)

8. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens alleen als dit nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke plicht. Dit kan onder meer omvatten:

• Verwerkers/leveranciers (hosting, e-mail, analytics, support tooling, CRM/marketing tooling)
• Chargebee (abonnementen/facturatie/betalingsverwerking)
• HubSpot (nieuwsbrief/marketingcommunicatie)
• Intercom (support en klantcommunicatie)
• Koppelingen, marktplaatsen, fulfilment-, ERP- en PIM-partijen die jij als klant activeert
• Boekhouder/accountant, adviseurs en bevoegde autoriteiten indien wettelijk verplicht

Met partijen die als verwerker optreden sluiten wij (waar nodig) een verwerkersovereenkomst en maken wij afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

9. Doorgifte buiten de EER

Sommige leveranciers of subverwerkers kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de EER. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals:

• een adequaatheidsbesluit, of
• standaard contractuele clausules (SCC’s) en aanvullende maatregelen waar nodig.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals (waar passend):

• toegangsbeheer (roles/permissions), sterke wachtwoorden en MFA
• versleuteling (in transit) en waar mogelijk at-rest
• logging en monitoring
• back-ups en herstelprocedures
• dataminimalisatie en interne autorisaties

11. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• inzage te krijgen in je persoonsgegevens
• gegevens te laten corrigeren
• gegevens te laten verwijderen
• verwerking te beperken
• bezwaar te maken tegen verwerking
• toestemming in te trekken (indien verwerking daarop is gebaseerd)
• gegevens over te dragen (dataportabiliteit)

Stuur je verzoek naar [email protected]. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om een vorm van verificatie (maak BSN en pasfoto onleesbaar als je iets meestuurt).

Klacht indienen

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vindt dat wij niet correct met je gegevens omgaan.

Cookieverklaring e-tailize

1. Wat zijn cookies

Cookies en vergelijkbare technieken (zoals pixels en local storage) zijn kleine bestanden of scripts die op je apparaat worden geplaatst wanneer je onze website bezoekt. Ze helpen de website te laten werken, te verbeteren en (indien toegestaan) marketing te meten.

2. Welke categorieën cookies wij (kunnen) gebruiken

A. Strikt noodzakelijke cookies

Deze zijn nodig voor het functioneren van de website (bijv. beveiliging, load balancing, sessies). Toestemming: niet vereist.

B. Voorkeurscookies

Onthouden voorkeuren (bijv. taal, ingevulde velden). Toestemming: afhankelijk van implementatie (doorgaans via banner).

C. Analytische cookies

Meten websitegebruik om prestaties en content te verbeteren. Dit kan privacyvriendelijk (cookieless) of met cookies. Toestemming: vaak vereist indien niet volledig privacyvriendelijk.

D. Marketingcookies / tracking

Voor advertentiemeting, retargeting en het opbouwen van doelgroepen (bijv. via pixels). Toestemming: altijd vooraf vereist.

Belangrijk: wanneer marketing- of analytics-tools actief zijn, kunnen derde partijen cookies plaatsen en gegevens verwerken. Dit gebeurt alleen nadat je daar via de cookiebanner toestemming voor hebt gegeven (voor zover geconfigureerd).

3. Toestemming beheren

Bij je eerste bezoek tonen wij (indien zo ingesteld) een cookiebanner waarmee je:

• cookies kunt accepteren,
• kunt weigeren,
• of per categorie kunt instellen.

Je kunt je keuze later altijd wijzigen via de cookie-instellingen (vaak via een link in de footer) of via je browserinstellingen.

4. Cookies verwijderen via je browser

Je kunt cookies ook verwijderen of blokkeren via je browserinstellingen. Houd er rekening mee dat de website dan mogelijk minder goed werkt.

5. Intercom, HubSpot en overige tools

Omdat wij onder meer Intercom (support) en HubSpot (marketing/nieuwsbrief) gebruiken, kunnen er (afhankelijk van configuratie) cookies worden geplaatst voor:

• chatfunctionaliteit en supportcontext,
• marketingattributie, formulieren en campagnemeting,
• e-mailtracking (open/click) bij nieuwsbrieven (alleen indien ingeschakeld en waar toegestaan).

6. Cookieoverzicht

Voor een volledig cookieoverzicht (naam, aanbieder, doel, bewaartermijn) adviseren wij een automatisch cookieregister via je cookiebanner/cookietool. Op verzoek kan e-tailize een cookietabel-template aanleveren die je kunt vullen of automatisch kunt laten genereren.