Déclaration de confidentialité e-tailize

e-tailize, établie au Vanadiumweg 25, 3812PX Amersfoort (Pays-Bas), est responsable du traitement des données à caractère personnel tel que décrit dans la présente déclaration de confidentialité.

1. Coordonnées

Site web : https://e-tailize.com/ Adresse : Vanadiumweg 25, 3812PX Amersfoort Téléphone : +31 85 40000 56

Personne de contact pour la protection des données : Leon Bosman E-mail : [email protected]

2. À qui s’adresse cette déclaration de confidentialité

La présente déclaration de confidentialité s’applique :

• aux visiteurs de notre site web,
• aux prospects et leads (par ex. demandes de démonstration),
• aux clients et utilisateurs de l’application e-tailize,
• et (le cas échéant) aux données qui parviennent à l’application e-tailize via des plateformes ou places de marché connectées.

Rôles : responsable du traitement et sous-traitant

e-tailize peut agir aussi bien en tant que responsable du traitement qu’en tant que sous-traitant :

• Site web, marketing, ventes, facturation et support : e-tailize agit généralement en tant que responsable du traitement.
• Données traitées dans l’application e-tailize par un client pour son propre compte ou pour celui de ses clients finaux (par ex. commandes, données clients d’acheteurs) : e-tailize agit souvent en tant que sous-traitant pour le compte de ce client. Dans ce cas, outre la présente déclaration, s’appliquent également les dispositions du contrat de sous-traitance (DPA).

3. Données à caractère personnel que nous (sommes susceptibles de) traiter

Selon la manière dont vous utilisez notre site web et nos services, nous pouvons traiter les données à caractère personnel suivantes :

A. Site web et contact

• Nom, raison sociale, fonction
• Adresse e-mail, numéro de téléphone
• Contenu des messages (formulaire de contact, e-mail, chat)
• Préférences marketing (opt-in/opt-out)
• Données techniques : adresse IP, navigateur, appareil, identifiants de cookies, données de session
• Utilisation du site : pages, clics, referrer/UTM, interactions (si le suivi/les analyses sont activés)

B. Clients et utilisateurs de l’application e-tailize

• Données de compte et d’identification (nom, e-mail, rôle, droits)
• Administration client (interlocuteurs, paramètres, données contractuelles)
• Données de facturation et de paiement (par ex. adresse de facturation, données de TVA, statut de paiement ; les paiements sont traités via Chargebee)
• Données de support (tickets, historique de chat via Intercom, éventuelles pièces jointes/journaux)

C. Données relatives aux places de marché, commandes et intégrations (le cas échéant)

Si vous utilisez des connexions (par ex. places de marché, fulfilment, ERP/PIM), les données suivantes peuvent être traitées dans e-tailize :

• Données de commande et d’expédition
• Données produits et assortiment
• Données de stock et de prix
• Retours et cas de service
• (Selon la connexion) données des clients finaux telles que nom, adresse de livraison, e-mail et/ou numéro de téléphone

4. Données à caractère personnel particulières et/ou sensibles

Nous n’avons pas l’intention de traiter des catégories particulières de données à caractère personnel. Si cela devait néanmoins se produire (par ex. parce qu’un utilisateur les saisit lui-même dans des champs libres ou les transmet via une connexion), nous ne les traitons que dans la mesure nécessaire et appropriée à la finalité.

Notre site web et nos services ne s’adressent pas aux personnes de moins de 16 ans. Si vous pensez que nous avons malgré tout collecté des données concernant un mineur sans consentement, veuillez envoyer un e-mail à [email protected]. Nous procéderons alors à leur suppression.

5. Finalités et bases juridiques

Nous traitons les données à caractère personnel pour les finalités suivantes, sur la base d’un ou de plusieurs fondements juridiques du RGPD :

Prestation de services et exécution du contrat

• Gestion de compte, onboarding, utilisation de l’application
• Connexions avec des systèmes externes et places de marché Base juridique : exécution du contrat (art. 6, par. 1, point b, RGPD)

Facturation et paiements

• Abonnements, factures, paiements via Chargebee Base juridique : exécution du contrat + obligation légale (obligations comptables ; art. 6, par. 1, points b et c, RGPD)

Support et communication

• Réponse aux questions, gestion des incidents, contact client via Intercom, e-mail et autres canaux Base juridique : exécution du contrat et/ou intérêt légitime (art. 6, par. 1, points b et f, RGPD)

Ventes, marketing et croissance (au sens large)

• Démonstrations, suivi des demandes
• Newsletters (via HubSpot)
• Campagnes, retargeting, mesure publicitaire (si activés) Base juridique : consentement (par ex. newsletter, cookies marketing) et/ou intérêt légitime (par ex. contact B2B, suivi commercial de base ; art. 6, par. 1, points a et f, RGPD)

Amélioration et sécurité

• Analyse de l’utilisation, de la performance, journalisation, prévention de la fraude, sécurité Base juridique : intérêt légitime et/ou exécution du contrat (art. 6, par. 1, points b et f, RGPD)

Obligations légales

• Obligations fiscales, comptables ou autres obligations légales Base juridique : obligation légale (art. 6, par. 1, point c, RGPD)

6. Décisions automatisées / profilage

Nous pouvons recourir à des traitements automatisés afin d’améliorer nos services (par ex. analyses, recommandations, optimisations basées sur l’IA). En principe, nous ne prenons pas de décisions ayant des conséquences significatives pour les personnes concernées en nous fondant exclusivement sur un traitement entièrement automatisé, sauf si cela a été expressément convenu ou est autorisé par la loi.

7. Durées de conservation

Nous ne conservons pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire. Lignes directrices (larges mais réalistes) :

• Leads / contacts marketing : jusqu’à 24 mois après le dernier contact, ou plus tôt en cas d’opposition/désinscription
• Tickets de support : jusqu’à 24 mois après clôture (sauf si une conservation plus longue est nécessaire à des fins de preuve ou de réclamations)
• Comptes clients et données applicatives : pendant la durée du contrat + jusqu’à 24 mois après (sauf accord contraire)
• Factures/comptabilité financière : conformément aux obligations légales de conservation (généralement 10 ans en droit français, conformément à l’article L. 123-22 du Code de commerce)
• Journaux techniques/de sécurité : généralement de 30 jours à 12 mois (selon la finalité et la nécessité)

8. Partage de données à caractère personnel avec des tiers

Nous ne partageons des données à caractère personnel que lorsque cela est nécessaire à nos prestations, à notre activité ou pour satisfaire à une obligation légale. Cela peut notamment inclure :

• Sous-traitants/fournisseurs (hébergement, e-mail, analytics, outils de support, outils CRM/marketing)
• Chargebee (abonnements/facturation/traitement des paiements)
• HubSpot (newsletter/communication marketing)
• Intercom (support et communication client)
• Connexions, places de marché, prestataires de fulfilment, d’ERP et de PIM que vous activez en tant que client
• Expert-comptable, conseillers et autorités compétentes lorsque la loi l’exige

Avec les parties agissant en tant que sous-traitants, nous concluons (lorsque cela est requis) un contrat de sous-traitance et convenons de mesures relatives à la sécurité et à la confidentialité.

9. Transferts en dehors de l’EEE

Certains fournisseurs ou sous-traitants ultérieurs peuvent traiter des données à caractère personnel en dehors de l’EEE. Dans ce cas, nous mettons en place des garanties appropriées, telles que :

• une décision d’adéquation, ou
• des clauses contractuelles types (CCT) et, le cas échéant, des mesures complémentaires.

10. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, telles que (le cas échéant) :

• gestion des accès (rôles/permissions), mots de passe forts et MFA
• chiffrement (en transit) et, lorsque c’est possible, au repos
• journalisation et surveillance
• sauvegardes et procédures de restauration
• minimisation des données et autorisations internes

11. Vos droits

Vous avez le droit :

• d’accéder à vos données à caractère personnel
• de faire rectifier vos données
• de faire effacer vos données
• de limiter le traitement
• de vous opposer au traitement
• de retirer votre consentement (si le traitement est fondé sur celui-ci)
• à la portabilité des données

Adressez votre demande à [email protected]. Pour éviter tout usage abusif, nous pouvons demander une forme de vérification d’identité (veuillez masquer votre numéro de sécurité sociale et la photo de votre pièce d’identité si vous joignez un document).

Introduire une réclamation

Vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données si vous estimez que nous ne traitons pas vos données correctement. e-tailize étant établie aux Pays-Bas, l’autorité compétente est l’Autoriteit Persoonsgegevens (autorité néerlandaise de protection des données) ; vous pouvez également vous adresser à la CNIL ou à l’autorité de contrôle compétente dans votre pays de résidence.

Déclaration relative aux cookies e-tailize

1. Que sont les cookies

Les cookies et technologies similaires (telles que les pixels et le stockage local) sont de petits fichiers ou scripts placés sur votre appareil lorsque vous visitez notre site web. Ils permettent au site de fonctionner, de l’améliorer et (lorsque cela est autorisé) de mesurer les actions marketing.

2. Catégories de cookies que nous (sommes susceptibles de) utiliser

A. Cookies strictement nécessaires

Ils sont indispensables au fonctionnement du site (par ex. sécurité, équilibrage de charge, sessions). Consentement : non requis.

B. Cookies de préférences

Mémorisent vos préférences (par ex. langue, champs remplis). Consentement : selon la mise en œuvre (généralement via la bannière).

C. Cookies analytiques

Mesurent l’utilisation du site afin d’améliorer la performance et le contenu. Cela peut se faire de manière respectueuse de la vie privée (sans cookies) ou avec cookies. Consentement : souvent requis lorsque la solution n’est pas totalement respectueuse de la vie privée.

D. Cookies marketing / suivi

Pour la mesure publicitaire, le retargeting et la constitution d’audiences (par ex. via des pixels). Consentement : toujours requis au préalable.

Important : lorsque des outils de marketing ou d’analyse sont actifs, des tiers peuvent déposer des cookies et traiter des données. Cela n’a lieu qu’après votre consentement via la bannière de cookies (dans la mesure où elle est configurée).

3. Gérer les consentements

Lors de votre première visite, nous affichons (si cela est configuré) une bannière de cookies vous permettant de :

• accepter les cookies,
• les refuser,
• ou les paramétrer par catégorie.

Vous pouvez à tout moment modifier votre choix via les paramètres de cookies (souvent via un lien en pied de page) ou via les paramètres de votre navigateur.

4. Supprimer les cookies via votre navigateur

Vous pouvez également supprimer ou bloquer les cookies via les paramètres de votre navigateur. Notez que le site pourrait alors fonctionner de manière moins optimale.

5. Intercom, HubSpot et autres outils

Étant donné que nous utilisons notamment Intercom (support) et HubSpot (marketing/newsletter), des cookies peuvent être déposés (selon la configuration) pour :

• la fonctionnalité de chat et le contexte de support,
• l’attribution marketing, les formulaires et la mesure des campagnes,
• le suivi des e-mails (ouvertures/clics) pour les newsletters (uniquement lorsque cela est activé et autorisé).

6. Vue d’ensemble des cookies

Pour un inventaire complet des cookies (nom, fournisseur, finalité, durée de conservation), nous recommandons un registre automatique des cookies via votre bannière/outil de cookies. Sur demande, e-tailize peut fournir un modèle de tableau de cookies que vous pouvez compléter ou faire générer automatiquement.