Datenschutzerklärung e-tailize

e-tailize, ansässig am Vanadiumweg 25, 3812PX Amersfoort (Niederlande), ist verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten, wie sie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben wird.

1. Kontaktdaten

Website: https://e-tailize.com/ Adresse: Vanadiumweg 25, 3812PX Amersfoort Telefon: +31 85 40000 56

Datenschutz-Ansprechpartner: Leon Bosman E-Mail: [email protected]

2. Für wen gilt diese Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• Besucher unserer Website,
• Interessenten und Leads (z. B. Demoanfragen),
• Kunden und Nutzer der e-tailize-Anwendung,
• und (sofern zutreffend) Daten, die über angebundene Plattformen/Marktplätze in die e-tailize-Anwendung gelangen.

Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

e-tailize kann sowohl Verantwortlicher als auch Auftragsverarbeiter sein:

• Website, Marketing, Vertrieb, Rechnungsstellung und Support: e-tailize ist in der Regel Verantwortlicher.
• Daten in der e-tailize-App, die ein Kunde für sich selbst oder seine Endkunden verarbeitet (z. B. Bestellungen, Kundendaten von Käufern): e-tailize tritt häufig als Auftragsverarbeiter im Namen dieses Kunden auf. In diesem Fall gelten neben dieser Erklärung auch die Bestimmungen aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV / DPA).

3. Personenbezogene Daten, die wir (möglicherweise) verarbeiten

Je nachdem, wie Sie unsere Website und Dienste nutzen, können wir folgende personenbezogene Daten verarbeiten:

A. Website und Kontakt

• Name, Firmenname, Funktion
• E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Inhalt von Nachrichten (Kontaktformular, E-Mail, Chat)
• Marketingpräferenzen (Opt-in/Opt-out)
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser, Gerät, Cookie-IDs, Sitzungsdaten
• Website-Nutzung: Seiten, Klicks, Referrer/UTM, Interaktionen (sofern Tracking/Analytics aktiviert ist)

B. Kunden und Nutzer der e-tailize-App

• Konto- und Anmeldedaten (Name, E-Mail, Rolle, Berechtigungen)
• Kundenverwaltung (Ansprechpartner, Einstellungen, Vertragsdaten)
• Rechnungs- und Zahlungsdaten (z. B. Rechnungsadresse, USt-Daten, Zahlungsstatus; Zahlungen werden über Chargebee abgewickelt)
• Supportdaten (Tickets, Chatverlauf über Intercom, etwaige Anhänge/Logs)

C. Marktplatz-, Bestell- und Integrationsdaten (sofern zutreffend)

Wenn Sie Schnittstellen nutzen (z. B. Marktplätze, Fulfilment, ERP/PIM), können in e-tailize folgende Daten verarbeitet werden:

• Bestell- und Versanddaten
• Produkt- und Sortimentsdaten
• Bestands- und Preisdaten
• Retouren und Servicevorgänge
• (Je nach Schnittstelle) Endkundendaten wie Name, Lieferadresse, E-Mail und/oder Telefonnummer

4. Besondere und/oder sensible personenbezogene Daten

Wir haben nicht die Absicht, besondere Kategorien personenbezogener Daten zu verarbeiten. Sollte dies dennoch geschehen (z. B. weil ein Nutzer dies selbst in Freitextfelder einträgt oder über eine Schnittstelle einliefert), verarbeiten wir diese Daten nur insoweit, wie es notwendig und dem Zweck angemessen ist.

Unsere Website und unsere Dienste richten sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Sollten Sie den Verdacht haben, dass wir ohne Einwilligung Daten einer minderjährigen Person erfasst haben, senden Sie bitte eine E-Mail an [email protected]. Wir löschen diese Daten dann.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken auf der Grundlage einer oder mehrerer Rechtsgrundlagen der DSGVO:

Leistungserbringung und Vertragserfüllung

• Kontoverwaltung, Onboarding, Nutzung der Anwendung
• Schnittstellen zu externen Systemen/Marktplätzen Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Rechnungsstellung und Zahlungen

• Abonnements, Rechnungen, Zahlungen über Chargebee Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung + rechtliche Verpflichtung (Buchführungspflichten; Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO)

Support und Kommunikation

• Beantwortung von Anfragen, Vorfälle, Kundenkontakt unter anderem über Intercom und E-Mail Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und/oder berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO)

Vertrieb, Marketing und Wachstum (breit gefasst)

• Demos, Nachverfolgung von Anfragen
• Newsletter (über HubSpot)
• Kampagnen, Retargeting, Werbemessung (sofern aktiviert) Rechtsgrundlage: Einwilligung (z. B. Newsletter, Marketing-Cookies) und/oder berechtigtes Interesse (z. B. B2B-Kontakt, grundlegendes Vertriebs-Follow-up; Art. 6 Abs. 1 lit. a und f DSGVO)

Verbesserung und Sicherheit

• Analyse von Nutzung, Performance, Logging, Betrugsprävention, Security Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse und/oder Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO)

Gesetzliche Verpflichtungen

• Steuer-, buchhalterische oder sonstige gesetzliche Verpflichtungen Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

6. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Wir können automatisierte Verarbeitung einsetzen, um unsere Dienste zu verbessern (z. B. Analysen, Empfehlungen, KI-gestützte Optimierungen). Grundsätzlich treffen wir keine Entscheidungen mit erheblichen Auswirkungen auf Personen ausschließlich auf Grundlage einer vollständig automatisierten Verarbeitung, es sei denn, dies wurde ausdrücklich vereinbart oder ist gesetzlich zulässig.

7. Speicherfristen

Wir speichern personenbezogene Daten nicht länger als notwendig. Richtwerte (breit, aber realistisch):

• Leads / Marketingkontakte: bis zu 24 Monate nach dem letzten Kontakt oder früher bei Widerspruch/Abmeldung
• Supporttickets: bis zu 24 Monate nach Abschluss (sofern keine längere Aufbewahrung für Nachweis-/Anspruchszwecke erforderlich ist)
• Kundenkonten und Anwendungsdaten: für die Vertragslaufzeit + bis zu 24 Monate danach (sofern nichts anderes vereinbart wurde)
• Rechnungen/Finanzbuchhaltung: gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (in der Regel bis zu 10 Jahre nach deutschem Recht)
• Technische Logs/Security-Logs: in der Regel 30 Tage bis 12 Monate (je nach Zweck/Notwendigkeit)

8. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies für unsere Dienste, unseren Geschäftsbetrieb oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Dies kann unter anderem umfassen:

• Auftragsverarbeiter/Lieferanten (Hosting, E-Mail, Analytics, Support-Tools, CRM-/Marketing-Tools)
• Chargebee (Abonnements/Rechnungsstellung/Zahlungsabwicklung)
• HubSpot (Newsletter/Marketingkommunikation)
• Intercom (Support und Kundenkommunikation)
• Schnittstellen, Marktplätze, Fulfilment-, ERP- und PIM-Anbieter, die Sie als Kunde aktivieren
• Steuerberater/Buchhalter, Berater sowie zuständige Behörden, sofern gesetzlich vorgeschrieben

Mit Parteien, die als Auftragsverarbeiter handeln, schließen wir (sofern erforderlich) einen Auftragsverarbeitungsvertrag und treffen Vereinbarungen zu Sicherheit und Vertraulichkeit.

9. Datenübermittlung außerhalb des EWR

Einige Lieferanten oder Unterauftragsverarbeiter können personenbezogene Daten außerhalb des EWR verarbeiten. In diesem Fall sorgen wir für angemessene Garantien, wie:

• einen Angemessenheitsbeschluss, oder
• Standardvertragsklauseln (SCC) und, sofern erforderlich, ergänzende Maßnahmen.

10. Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, wie (soweit angemessen):

• Zugriffsverwaltung (Rollen/Berechtigungen), starke Passwörter und MFA
• Verschlüsselung (in transit) und, wo möglich, auch at-rest
• Logging und Monitoring
• Backups und Wiederherstellungsverfahren
• Datenminimierung und interne Autorisierungen

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten
• Daten berichtigen zu lassen
• Daten löschen zu lassen
• die Verarbeitung einschränken zu lassen
• der Verarbeitung zu widersprechen
• eine erteilte Einwilligung zu widerrufen (sofern die Verarbeitung darauf beruht)
• Daten übertragen zu lassen (Datenübertragbarkeit)

Senden Sie Ihre Anfrage an [email protected]. Zur Vermeidung von Missbrauch können wir eine Form der Identitätsprüfung verlangen (bitte schwärzen Sie Sozialversicherungs-/Personalausweisnummer und Passfoto, sofern Sie ein Dokument mitsenden).

Beschwerde einreichen

Sie können bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen, wenn Sie der Auffassung sind, dass wir nicht ordnungsgemäß mit Ihren Daten umgehen. Zuständig für e-tailize ist die niederländische Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens); Sie können sich daneben auch an Ihre zuständige Aufsichtsbehörde in Ihrem Wohnsitzland wenden.

Cookie-Erklärung e-tailize

1. Was sind Cookies

Cookies und vergleichbare Technologien (wie Pixel und Local Storage) sind kleine Dateien oder Skripte, die beim Besuch unserer Website auf Ihrem Gerät abgelegt werden. Sie helfen dabei, die Website funktionsfähig zu machen, zu verbessern und (sofern zulässig) Marketing zu messen.

2. Welche Kategorien von Cookies wir (möglicherweise) verwenden

A. Unbedingt erforderliche Cookies

Diese sind für die Funktion der Website erforderlich (z. B. Sicherheit, Load Balancing, Sitzungen). Einwilligung: nicht erforderlich.

B. Präferenz-Cookies

Speichern von Voreinstellungen (z. B. Sprache, ausgefüllte Felder). Einwilligung: abhängig von der Umsetzung (in der Regel über Banner).

C. Analyse-Cookies

Messen der Website-Nutzung zur Verbesserung von Performance und Inhalten. Dies kann datenschutzfreundlich (cookieless) oder mit Cookies erfolgen. Einwilligung: häufig erforderlich, sofern nicht vollständig datenschutzfreundlich.

D. Marketing-Cookies / Tracking

Für Werbemessung, Retargeting und den Aufbau von Zielgruppen (z. B. über Pixel). Einwilligung: immer vorab erforderlich.

Wichtig: Wenn Marketing- oder Analyse-Tools aktiv sind, können Drittparteien Cookies setzen und Daten verarbeiten. Dies erfolgt erst, nachdem Sie über das Cookie-Banner zugestimmt haben (soweit konfiguriert).

3. Einwilligungen verwalten

Bei Ihrem ersten Besuch zeigen wir (sofern so eingerichtet) ein Cookie-Banner an, über das Sie:

• Cookies akzeptieren,
• ablehnen,
• oder pro Kategorie einstellen können.

Sie können Ihre Auswahl jederzeit nachträglich über die Cookie-Einstellungen ändern (häufig über einen Link im Footer) oder über Ihre Browsereinstellungen.

4. Cookies über den Browser löschen

Sie können Cookies auch über Ihre Browsereinstellungen löschen oder blockieren. Beachten Sie, dass die Website in diesem Fall möglicherweise nicht mehr optimal funktioniert.

5. Intercom, HubSpot und weitere Tools

Da wir unter anderem Intercom (Support) und HubSpot (Marketing/Newsletter) einsetzen, können (je nach Konfiguration) Cookies gesetzt werden für:

• Chat-Funktionalität und Support-Kontext,
• Marketing-Attribution, Formulare und Kampagnenmessung,
• E-Mail-Tracking (Öffnungen/Klicks) bei Newslettern (nur sofern aktiviert und zulässig).

6. Cookie-Übersicht

Für eine vollständige Cookie-Übersicht (Name, Anbieter, Zweck, Speicherdauer) empfehlen wir ein automatisches Cookie-Register über Ihr Cookie-Banner/Cookie-Tool. Auf Anfrage kann e-tailize eine Cookie-Tabellen-Vorlage bereitstellen, die Sie ausfüllen oder automatisch generieren lassen können.